Yooz face aux 10 principaux enjeux comptables

A l’approche de la réforme de la Facturation électronique en France, le choix de la bonne solution devient un enjeu majeur pour les entreprises.

Si une Plateforme Agréée (PA, anciennement PDP) classique permet de gérer les flux d’émission et de réception des factures, son rôle se limite souvent à cette simple interconnexion technique.

Or, la réforme ne doit pas être vue comme une contrainte, mais comme une véritable opportunité de transformation : l’occasion de moderniser ses processus comptables et financiers, de gagner en efficacité et de réduire les tâches manuelles.

C’est précisément dans ce contexte que Yooz, face aux enjeux comptables actuels, fait la différence !

Bien plus qu’une PA, Yooz automatise l’ensemble du processus Purchase-to-Pay, vous offrant une solution puissante, intuitive et intelligente, pensée pour libérer du temps et maximiser la valeur ajoutée de vos équipes.

Voici en 10 points clés comment Yooz, face aux enjeux comptables et opérationnels, se distingue d’une PA classique et répond concrètement aux attentes des services financiers :

Enjeu n°1 : Comment valider mes factures dans un contexte où je n’ai pas encore automatisé mon processus P2P ?

Enjeu n°2 : Comment faire le rapprochement entre mes factures et mes commandes ?

Enjeu n°3 : Comment gérer un litige fournisseur ?

Enjeu n°4 : Comment payer une facture à temps et sans risque ?

Enjeu n°5 : Dois-je avoir plusieurs processus et outils en fonction des règlementations de chaque pays ?

Enjeu n°6 : Comment piloter les refus à l’émission pour être payé à temps ?

Enjeu n°7 : La solution Yooz est-elle conforme à la réglementation en matière de piste d’audit ?

Enjeu n°8 : Comment se protéger contre la fraude ?

Enjeu n°9 : Que deviennent les obligations d’archivage ?

Enjeu n°10 : Comment simplifier le pilotage global de mes factures de vente et d’achat ?

Enjeu n°1 : Comment valider mes factures dans un contexte où je n’ai pas encore automatisé mon processus P2P ?

Dans de nombreuses entreprises, le processus Purchase-to-Pay reste encore très manuel, avec des validations réalisées par e-mail ou papier et une visibilité limitée sur le traitement des factures. Ce fonctionnement peu structuré devient un frein majeur à l’approche de la réforme, car il faudra désormais pouvoir valider électroniquement les factures reçues électroniquement, avec une traçabilité conforme et un suivi des statuts transmis à l’administration.

Il est difficilement imaginable qu’un service comptable ait à imprimer les factures électroniques, les diffuse pour signature papier, puis vienne saisir manuellement le statut de validation dans sa PA. Il y a donc une nécessité de s’équiper d’une PA qui intègre des workflows de validation intelligents et automatisés, capables de refléter la réalité de vos circuits internes.

C’est exactement ce que propose Yooz :

Workflows avancés, personnalisables selon vos règles métier
Automatisation des flux de validation, avec mise à jour automatique des statuts transmis à l’administration
Traçabilité complète des actions pour un audit simplifié

Vous validez vos factures rapidement, réduisez drastiquement les erreurs manuelles et restez en totale conformité avec la réforme.

Enjeu n°2 : Comment faire le rapprochement entre mes factures et mes commandes ?

Les PA classiques se limitent généralement à la lecture et au traitement des factures d’achat. Elles n’ont pas l’obligation de gérer les bons de commandes et les réceptions ce qui rend compliqué le processus de rapprochement de la facture avec la commande et/ou la réception.

Yooz va plus loin. La solution permet à la fois de récupérer les bons de commande existants depuis votre ERP, mais aussi de générer directement des demandes d’achat et des bons de commande.

Yooz offre :

Rapprochement automatique facture/commande/réception (3-way match)
Gestion des écarts, avec règles de tolérance ou validation spécifiques en cas de litige
Interopérabilité avec votre outil de gestion

Vous rapprochez vos factures et commandes rapidement, réduisez les litiges et sécurisez l’ensemble de votre processus d’achat.

Enjeu n°3 : Comment gérer un litige fournisseur ?

L’absence de workflows métiers dédiés à la gestion des litiges fournisseurs entraine un manque de traçabilité, des temps de traitement allongés et une collaboration difficile entre les équipes internes et les fournisseurs.

Avec Yooz, la collaboration est accrue grâce à des espaces d’échanges dédiés pour chaque facture, entre collaborateurs ou avec les tiers. Les litiges peuvent ainsi être anticipés ou traiter plus rapidement. Tous les échanges sont tracés et historisés, archivés avec la facture.

Yooz peut aussi gérer des cas de mise en litiges automatiques, par exemple dans le cas de détection par Yooz d’une fraude potentielle. Yooz va notamment comparer le RIB de la facture avec le RIB de la fiche fournisseur, s’assurer que le montant de la facture correspond à un montant médian pour ce fournisseur, ou aller plus loin en vérifiant que la facture n’a pas été photoshopée.

Mise en litige des documents non conformes avec transmission automatique du statut "refusé" à l’administration
Workflows métiers personnalisés selon des critères (type de litige, service concerné, règles analytiques)
Traçabilité complète : chaque refus de facture est documenté avec la cause du blocage et l’archivage des commentaires et des échanges fournisseurs

Vous améliorez ainsi la réactivité de vos équipes, vous sécurisez vos processus et entretenez une relation plus transparente avec vos fournisseurs.

Enjeu n°4 : Comment payer une facture à temps et sans risque ?

Sans automatisation du processus de paiement, une facture peut facilement rester sur un coin du bureau ou en attente dans un outil, entraînant des retards de règlement, des pénalités financières et une dégradation des relations fournisseurs.

La clé pour éviter ces situations ? Disposer à la fois d’une visibilité en temps réel sur le statut des factures et d’une automatisation des étapes clés du processus de paiement.

Avec Yooz, le paiement devient fluide, traçable et sécurisé :

Workflows de paiement intégrés : la facture validée est automatiquement transmise au payeur
Connexion ERP : envoi automatique du lettrage BAP à l’outil comptable et récupération des confirmations de paiement
Génération de fichiers SEPA pour transmission à la banque et déclenchement du virement de X factures de X fournisseurs
Alertes configurables avec possibilité de relances automatiques voire d’escalades à chaque étape du processus

Vous payez vos factures dans les délais, sans effort manuel, tout en garantissant la traçabilité et la sécurité de chaque transaction.

Enjeu n°5 : Dois-je avoir plusieurs processus et outils en fonction des règlementations de chaque pays ?

Une PA classique qui aurait été pensée uniquement pour la France ne serait pas adaptée à une entreprise française qui échange qui échange avec des fournisseurs ou clients à l’étranger ou que vous êtes un groupe international présent dans plusieurs pays, avec des filiales soumises à des règlementations variées.

Dans ce contexte, multiplier les outils ou adapter manuellement ses processus devient vite complexe, coûteux et source d’erreurs.

La réponse Yooz : une gestion unifiée, quel que soit le pays.

YoozCompliance International : prise en charge des formats de facturation électroniques internationaux
Gestion des flux hors réforme : traitement des factures provenant de pays sans obligation de facturation électronique
Lecture universelle des factures grâce à l’intelligence artificielle Yooz, capable de traiter tous les formats de documents

Vous pilotez tous vos flux internationaux depuis un seul outil, sans complexifier vos processus internes, tout en restant conforme aux règlementations locales.

Yooz VS les autres solutions du marché

Vous souhaitez comprendre concrètement en quoi Yooz se démarque des autres solutions de dématérialisation et d’automatisation, notamment en terme de fonctionnalités ? Découvrez une fiche comparative et voyez pourquoi Yooz est la solution innovante, rapide et conforme qu’il vous faut !

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Enjeu n°6 : Comment piloter les refus à l’émission pour être payé à temps ?

Une facture rejetée pour cause de mauvais adressage ou de non-conformité peut provoquer des retards de paiement et une mauvaise visibilité sur les encaissements à venir. Pour garantir un paiement dans les délais, il est essentiel d’émettre des factures conformes, mais aussi d’être alerté immédiatement en cas de problème afin de corriger et réémettre rapidement.

Ce que Yooz propose :

Contrôles de conformité de la facture avant émission (données, format, mentions spécifiques…)
Conversion de vos factures au format Factur-X si l‘outil de facturation n’est pas en mesure de le faire
Workflows de validation avant émission : définition de règles de validation suivant le client, le montant, le service etc.
Ecran de pilotage dédié : un tableau de bord clair pour suivre les refus, identifier les causes et accélérer les actions correctives
Notifications en temps réel

Vous sécurisez vos encaissements, réduisez les délais de paiement et améliorez la fluidité de vos flux de facturation client.

Enjeu n°7 : La solution Yooz est-elle conforme à la réglementation en matière de piste d’audit ?

Depuis 2013, la Piste d’Audit Fiable (PAF) impose aux entreprises de tenir et d’être en mesure de présenter à l’administration une documentation sur les processus de facturation liés aux flux d’achats et de ventes.

Yooz intègre nativement la gestion de la piste d’audit, retraçant chaque étape du cycle de vie d’une facture : de la commande initiale à son règlement, en passant par les validations intermédiaires. L’ensemble des actions réalisées est historisé et peut être exporté et documenté afin de répondre aux exigences règlementaires.

Avec Yooz :

Génération et maintien d’une Piste d’Audit Fiable complète, automatiquement enrichie au fil des actions
Traçabilité détaillée de toutes les actions (circuits de validation, approbations, commentaires, échanges et traitements effectués)
Archivage et exports simplifiés pour répondre rapidement à tout contrôle ou audit externe
Conformité renforcée quel que soit le type de flux : facture papier, PDF ou électronique

Vous disposez de preuves documentées de la conformité de vos processus, tout en réduisant la charge administrative liée aux contrôles.

Enjeu n°8 : Comment se protéger contre la fraude ?

La fraude aux factures est en forte croissance, notamment favorisée par la multiplication des outils non centralisés, un manque de contrôles automatisés, des moyens de détraction de falsification et des chaines de validation peu structurées ou sécurisés.

Par ailleurs, on peut s’attendre à ce qu’elle augmente sur les flux hors réforme (factures non soumises au e-invoicing) compte tenu que l’absence d’émission depuis une PA facilite l’exploitation de failles.

La réponse de Yooz, en véritable rempart contre la fraude :

Contrôle automatisé des fournisseurs : vérification systématique de l’identité et contrôle de cohérence des données
Adressage sécurisé pour éviter les erreurs et usurpations
Workflows de validation optimisée réduisant les risques de validation frauduleuse
Contrôles intelligents et détection proactive des anomalies ou tentatives de falsification

Vous réduisez drastiquement les risques de fraude, tout en renforçant la fiabilité et la sécurité de vos processus de facturation.

Enjeu n°9 : Que deviennent les obligations d’archivage ?

Les PA ne sont pas tenues légalement de proposer un service d’archivage. Pourtant, l’archivage reste une obligation pour toutes les entreprises : chaque facture doit être conservée pendant une durée minimale de 10 ans de manière lisible, sécurisée et accessible. Sans solution adaptée, le risque de non-conformité et de perte de document est réel.

Yooz répond à une double garantie d’archivage :

Archivage fiscal et légal à valeur probante : les factures restent accessibles à tout moment et l’archivage, conforme à la norme Z42-013, assure l’intégrité et la valeur juridique des documents
Clause de réversibilité : en fin de contrat, Yooz restitue de manière sécurisée l’intégralité des documents et des données associées
Si les factures ont été archivées en coffre-fort électronique, l’accès est garanti pendant toute la durée légale de conservation des documents.

Vous restez pleinement conforme aux obligations légales d’archivage tout en sécurisant la conservation de vos factures sur le long terme.

Enjeu n°10 : Comment simplifier le pilotage de mes factures de vente et d’achat ?

Simplifier et centraliser le pilotage des factures est devenu un enjeu clé pour les entreprises, confrontées à une multiplication des flux et à des obligations règlementaire de plus en plus strictes.

Yooz répond à ce défi en offrant une solution complète et intuitive :

Optimisation du processus Purchase-to-Pay
Yooz est la solution n°1 française de la dématérialisation et l’automatisation des flux P2P pour les entreprises et experts comptables. Elle prend en charge l’ensemble du processus : de la capture des factures à la génération des écritures comptables, en passant par l’enregistrement, la validation et le paiement.
Automatisation du traitement des factures de vente
Yooz simplifie également le traitement des factures de vente : capture, émission, export et la réconciliation avec contrôle et validation via des workflows automatisés.
Portail collaboratif complet
Le portail collaboratif Yooz centralise l’émission et la réception des factures électroniques sur une plateforme unique :
- Collecte simplifiée des factures d’achat
- Invitation des clients et fournisseurs à rejoindre l’écosystème
- Dépôt des factures aux formats socles
- Tableaux de reporting offrant une visibilité globale et en temps réel sur les factures d’achat et de vente

Yooz propose ainsi une offre intégrée, sécurisée et conforme, permettant d’optimiser l’ensemble des processus comptables des entreprises.

En conclusion :

Toute les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) ne se valent pas !

Yooz se distingue par son approche innovante et sa capacité d’automatisation poussée, exploitant l’intelligence artificielle et le Machine Learning pour un traitement des factures d’achat et de vente, à la fois rapide et conforme.

En modernisant l’ensemble du processus Purchase-to-Pay, Yooz est une véritable solution pour gagner en efficacité, fiabilité et valeur ajoutée.

e-Cervo, en tant qu’intégrateur élite Yooz, bénéficie d’une connaissance approfondie de la solution. Nos consultants experts sauront vous accompagner à chaque étape de votre projet, de l’étude jusqu’à sa mise en place, pour vous assurer un déploiement réussi et serein !

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Yooz face aux 10 principaux enjeux comptables

Enjeu n°1 : Comment valider mes factures dans un contexte où je n’ai pas encore automatisé mon processus P2P ?

Enjeu n°2 : Comment faire le rapprochement entre mes factures et mes commandes ?

Enjeu n°3 : Comment gérer un litige fournisseur ?

Enjeu n°4 : Comment payer une facture à temps et sans risque ?

Enjeu n°5 : Dois-je avoir plusieurs processus et outils en fonction des règlementations de chaque pays ?

Enjeu n°6 : Comment piloter les refus à l’émission pour être payé à temps ?

Enjeu n°7 : La solution Yooz est-elle conforme à la réglementation en matière de piste d’audit ?

Enjeu n°8 : Comment se protéger contre la fraude ?

Enjeu n°9 : Que deviennent les obligations d’archivage ?

Enjeu n°10 : Comment simplifier le pilotage de mes factures de vente et d’achat ?

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