Xerox DocuShare

Xerox DocuShare, c’est quoi ?

Xerox® DocuShare® est une plateforme de gestion de contenu conçue pour faciliter la transformation numérique.
Xerox® DocuShare® est une plateforme mobile, cloud et intuitive qui peut être déployée sur site pour un contrôle informatique accru ou via un cloud privé sécurisé pour une plus grande flexibilité.
Cette solution offre aux entreprises de puissants outils pour capturer, traiter, partager et séuriser leurs contenus et processus documentaires.

  • Capture

Des technologies de capture omnicanal et une gestion de tous formats de documents.

  • Traitement

Une interface intuitive pour classifier, indexer, versionner, anonymiser vos documents en ligne.

  • Partage

Des outils de collaboration efficaces pour valider, réviser et diffuser vos documents.

  • Sécurité

Une gestion fine des accès et des habilitations pour sécuriser l’information.

Comment fonctionne Xerox DocuShare ?

Schema DocuShare

Xerox DocuShare, un périmètre fonctionnel en phase avec vos enjeux

Xerox DocuShare
  • Consolider et centraliser les données

  • Capture omnicanal
  • OCR / LAD / Conversion
  • Tous formats de fichiers
  • Edition de PDF en ligne
  • Versionning
  • Indexation plein texte
  • Recherches thématiques
  • Requêtes mémorisables & exportables
  • Maîtriser et rationaliser les processus métiers

  • Workflow documentaires & BPM
  • Formulaires dynamiques & intelligents
  • Gestion du cycle de vie
  • Signature électronique
  • Notes, wiki et blogs
  • Agendas partagés
  • Espaces de travail collaboratifs
  • Circuits d’approbation avec relances
  • Notifications
  • Sécuriser et fédérer l’information

  • Accès sécurisé au contenu
  • Journalisation et audit
  • Maîtrise des processus
  • Administration centralisée
  • Solution full web
  • Application mobile
  • Intégration Windows
  • Interopérabilité (APIs)
  • Documentation des procédures
  • Indexation et recherche
  • Maîtrise des habilitations
  • Archivage / Suppression
  • Cryptage de contenu

Pourquoi Xerox DocuShare ?

Boostez la productivité de votre organisation

Productivité

Des règles de routage et de contenu configurables par l’utilisateur, ainsi que des workflows sophistiqués, répondent aux besoins de gestion des processus professionnels d’une organisation :

  • Démarrez rapidement le téléchargement pour répondre à vos besoins d’archivage et d’audit grâce à une conception en « trois clics » avec des fonctionnalités intuitives qui facilitent l’adoption
  • Glissez-déposez facilement et rapidement des fichiers dans l’interface web DocuShare et téléchargez-les en un clic
  • Ajoutez des détails au fur et à mesure du téléchargement pour organiser et classer les documents comme vous le souhaitez
  • Intégrez avec les signatures Sell and Sign dans la gestion des contrats et autres processus
  • Utilisation avec les plateformes ERP ou CRM existantes pour déplacer les documents de manière transparente et accroître l’efficacité

Simplifiez la vie de vos collaborateurs

Simplicité

  • Ajoutez la personnalisation, les graphiques, l’image de marque et la personnalisation de la vue de la bibliothèque en tant qu’individu ou équipe
  • Passez à la mobilité et accédez à des contenus professionnels 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 grâce à des applications et à une interface utilisateur web réactive
  • Automatisez et simplifiez les principaux processus commerciaux grâce à des fonctionnalités de workflow pour les comptes fournisseurs, l’intégration des employés, la gestion des contrats et la gestion des politiques avec des rapports de workflow et de nouvelles règles de contenu
  • Visualisez et collaborez sur les documents saisis dans le visualiseur de documents – et affichez les documents connexes avec les propriétés correspondantes

A qui s’adresse Xerox DocuShare ?

Que vous ayez 10 ou 100 000 employés, Xerox® DocuShare® permet aux entreprises de toutes tailles de déployer rapidement une solution d’amélioration du contrôle de leurs données, la collaboration et la productivité personnelle de ses collaborateurs.
C’est le moyen le plus simple de numériser, d’automatiser et de gérer vos contenus et vos processus professionnels.

Souple, adaptable et évolutive, Xerox® Docushare® est conçu pour répondre à la fois aux enjeux stratégiques de votre entreprise et aux besoins spécifiques de chaque service.

Juridique

  • Garantir la confidentialité des données
  • Faciliter la contractualisation avec les parties prenantes
  • Constituer un référentiel règlementaire et organiser sa veille
  • Être alerté des événements impactant pour l’entreprise

Comptabilité

  • Limiter les erreurs et la fraude
  • Avoir une vue exhaustive des factures
  • Obtenir les validations BAP à distance
  • Respecter les échéances de paiement
  • Anticiper et simplifier les litiges

Qualité

  • Gérer un référentiel documentaire centralisé
  • Simplifier la diffusion des procédures
  • Améliorer la gestion des non conformités
  • Piloter les actions correctives et préventives (CAPA)

Vente

  • Centraliser l’archivage des dossiers clients
  • Simplifier la signature des commandes et contrats
  • Optimiser la gestion et le suivi des affaires
  • Gérer les réclamations clients

RH

  • Dématérialiser les dossiers du personnel
  • Constituer une CVthèque
  • Gérer les recrutements
  • Gérer les demandes d’absences et de formation

Les offres DocuShare

DocuShare® est disponible sous 2 modes de licences

Licences DocuShare

DocuShare On-Premise

DocuShare® version On-Premise est intégrée à votre infrastructure IT.
DocuShare® est une solution totalement paramétrable s’adaptant à tout type d’organisation.
Pour les utilisateurs, c’est la garantie d’accéder rapidement à l’information, 24h/24,  7j/7, en mobilité et en toute simplicité, via une interface full web sécurisée.

DocuShare Cloud Privé

Cette édition permet au client de bénéficier d’une solution DocuShare® Cloud Privé, hébergée en datacenter hautement sécurisé, dégageant l’organisation cliente de toute administration matérielle.
DocuShare® étant une application full web, la version hébergée offre les mêmes garanties fonctionnelles que la version On-Premise.

Retrouvez plus d’information sur Xerox DocuShare

Faites confiance à e-Cervo, intégrateur DocuShare depuis 20 ans !

En tant qu’Intégrateur Certifié Xerox® DocuShare®, nos Consultants en BPM e-Cervo disposent d’une connaissance parfaite de DocuShare®.

Tout au long de l’implémentation, ils vous feront profiter de leurs compétences produit, de leur maitrise en gestion de projet mais aussi de leur expertise métiers de part le nombre et la diversité des clients que nous suivons.

e-Cervo c’est :

  • Une relation unique et pérenne avec l’Editeur Xerox®
  • Des connaissances techniques et fonctionnelles certifiées
  • Une capacité à gérer tout type de projet
  • Une faculté à développer des solutions connexes à DocuShare®

DocuShare, une reconnaissance internationale

Newsweek

Top 10 des meilleurs logiciels ECM 2019 & logiciel préféré de la Génération Z selon Newsweek

Agility CMS: A Foundation for Better Online Security

Leader 2021 du “Enterprise Content Management Grid Report” de G2 Crowd

Document Imaging Software Line of the Year 2020 selon Keypoint Intelligence BLI

Ils témoignent à propos de DocuShare

Témoignage du Groupe CTH sur l’utilisation de la solution de la GED Xerox DocuShare mise en place par e-Cervo et son partenaire Axilis.

« Depuis la mise en place de DocuShare, chacun dans chaque service sait exactement où en sont les autres. Mon service règlementaire avertit quand une nouvelle  fiche des données de sécurité (FDS) est disponible, tous les acteurs concernés peuvent savoir que la fiche a été modifiée. Prenons un exemple : si nous avons une FDS de 2021 et qu’on nous demande une fiche technique pour la Croatie, on ne partira pas d’un document validé avant 2021 pour lancer une traduction. Il est, désormais impossible de passer à côté, c’est donc surtout un gain de sécurité et un gain de temps conséquent. »

Basé à Romans-sur-Isère, dans le département de la Drôme, aux pieds du massif du Vercors, le Groupe CTH souhaitait centraliser les demandes de ses utilisateurs liées à l’étiquetage, aux fiches techniques, aux fiches de données sécurité et aux « packshot » produits.
L’objectif était également d’offrir un accès sécurisé et à distance à l’ensemble de ses documents.

Grâce au déploiement de la solution DocuShare, le Groupe CTH dispose désormais d’une véritable plateforme de GED collaborative qui permet à ses équipes de gagner du temps dans un environnement stable et sécurisé.

Retrouvez le témoignage complet

Arbet

Témoignage du Groupe Arbet Aménagement sur l’utilisation de la solution de la GED Xerox DocuShare mise en place par e-Cervo et son partenaire ACB Xerox.

« Je dirais que c’est un produit enfantin à utiliser. Moi qui ne suis pas un féru d’informatique, c’est vraiment facile, je me suis mis très rapidement dans le bain : je tape une référence et je retrouve immédiatement le document. Nous n’utilisons pas toutes les fonctionnalités de DocuShare même si les employés de la comptabilité vont plus loin et utilisent un peu plus de possibilités de l’outil. »

Arbet Aménagement est une société experte dans la vente et l’installation de mobilier de bureau dont le siège social est basé à Cognin près de Chambéry. Elle intervient principalement en Savoie, Haute-Savoie, Isère et dans le Rhône.

La demande d’Arbet Aménagement était simple : gagner en efficacité et en confort de travail. L’objectif était de pouvoir dématérialiser l’ensemble des documents des dossiers clients et fournisseurs en une solution centralisée pour retrouver en quelques secondes l’information souhaitée sur de simples critères (référence article, n° de dossier, bons de livraison, etc.).

Retrouvez le témoignage complet

Allez plus loin avec e-Cervo !