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RFE : Processus de mise en conformité

Pourquoi est-il indispensable de mettre en place un processus de mise en conformité ?

A l’approche de l’entrée en vigueur de la réforme de la Facturation électronique, les entreprises doivent préparer leur plan de mise en conformité. Cette échéance est d’autant plus importante qu’elle va engendrer une véritable transformation de vos processus comptables et financiers ainsi que de votre système d’information. Pour réussir cette transition, il est essentiel de suivre une démarche structurée, permettant à la fois d’assurer la conformité, de sécuriser les échanges et d’accompagner les équipes dans ce changement majeur.

Pour vous aider, nous vous présentons les 5 étapes essentielles du processus de mise en conformité, de l’analyse des obligations légales jusqu’au déploiement opérationnel. À travers ces étapes, l’entreprise se dote d’une vision claire, d’un système d’information adapté et de partenaires fiables pour aborder sereinement l’échéance.

Les 5 étapes clés pour réussir sa mise en conformité à la Facturation électronique :

Etape 1 : Etudier les obligations règlementaires
La première étape consiste pour l’entreprise à définir précisément son périmètre d’application dans le cadre de la réforme.

Elle implique principalement les services Finance et Comptabilité, qui doivent déterminer si l’entreprise est soumise à l’e-invoicing, l’e-reporting ou les deux en fonction de sa typologie de clients :
- e-invoicing pour une clientèle professionnelle assujettie à la TVA
- e-reporting pour les particuliers et entreprises étrangères
L’entreprise doit également identifier les échéances légales applicables selon sa taille.
- Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront émettre des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
- Les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises seront soumises à l’obligation d’émission à partir du 1er septembre 2027.
Enfin, l’obligation de recevoir des factures électroniques s’appliquera à l’ensemble des entreprises partir du 1er septembre 2026.
Etape 2 : Cartographier l’existant et définir l’ambition cible du projet
Cette étape vise à réaliser un état des lieux exhaustif de l’organisation actuelle.

Les équipes Finance et Comptabilité analysent et cartographient l’ensemble des flux de facturation, en émission comme en réception, afin de comprendre précisément la manière dont les factures transitent au sein de l’entreprise. Cela s’accompagne également d’une analyse des outils impliqués dans le traitement des factures (ERP, logiciels comptables, …) afin d’évaluer leur capacité à répondre aux nouvelles exigences.

L’objectif final est d’identifier les écarts entre les pratiques existantes et les obligations introduites par la réforme, puis d’en mesurer la portée pour anticiper les ajustements nécessaires. Exemple prioritaire : les nouvellens mentions obligatoires sur les factures de vente.

A l’issue de cet état des lieux, la direction de l’entreprise définit l’ambition cible du projet. Elle peut choisir de viser une mise en conformité minimale, centrée sur le strict respect des obligations légales, ou bien d’adopter une approche plus stratégique, en considérant la réforme comme une opportunité pour moderniser et optimiser les processus internes.
Etape 3 : Fiabiliser les données de l’entreprise et préparer le système d’information
Au cours de cette étape, les équipes Finance et Informatique collaborent étroitement pour nettoyer et enrichir les référentiels clients et fournisseurs, sécurisant ainsi les informations d’identifications essentielles, telles que le numéro de TVA, le SIREN, le SIRET, le CIF/NIF, la BCE et l’EIN. Un référentiel client incomplet ou erronné engendrera des impayés ou retards de paiement.
Il convient également de valider les adresses électroniques destinées à l’émission et à la réception des factures pour garantir une communication fiable et conforme.

En parallèle, il s’agit de s’assurer que le système d’information ou le logiciel de facturation est capable de générer des factures dans l’un des formats imposé : Factur-X, UBL ou CII. Ou s’assurer de trouver une Plateforme Agréée capable d’assumer cette conversion.

Le système doit également intégrer toutes les nouvelles mentions obligatoires sur les factures de vente, notamment le numéro de SIREN du client, l’adresse de livraison, la catégorie de l’opération et l’option de paiement de la TVA sur les débits.
Etape 4 : Choisir le partenaire et la Plateforme Agréée
Cette étape consiste à identifier et sélectionner les partenaires et solutions qui permettront de déployer une chaîne de facturation électronique à la fois conforme et pleinement opérationnelle.

Les entreprises doivent déterminer si elles souhaitent s’appuyer directement sur une Plateforme Agréée ou passer par une Solution Compatible raccordée à une PA, en fonction de leurs besoins, de leur organisation et de l’ambition cible définie en amont.

Dans un contexte d’échanges internationaux, il convient de s’assurer de choisir une Plateforme Agréée qui soit également un Peppol Access Point (réseau Européen d’échanges).

Enfin, les fonctionnalités additionnelles proposées par la Plateforme Agréée doivent être évaluées et validées au regard de l’ambition cible du projet.

Une fois le partenaire sélectionné, il est essentiel de formaliser l’accord de désignation permettant à la Plateforme Agréée de déclarer, au nom de l’entreprise, les adresses de facturation électronique dans l’annuaire de la Plateforme Publique de Facturation.
Etape 5 : Déployer et conduire le changement
Cette dernière étape vise à mettre en œuvre les évolutions nécessaires du système d’information tout en accompagnant les équipes dans l’adoption des nouveaux outils et processus liés à la facturation électronique. À partir des conclusions du gap analysis, les équipes informatiques priorisent et ordonnent les travaux techniques : mise à jour des ERP et logiciels de facturation, configuration de l’interopérabilité avec la Plateforme Agréée, paramétrage des flux ainsi que la préparation des mécanismes de transmission des données de transaction et de paiement.

Parallèlement à ces évolutions techniques, une conduite du changement structurée est mise en place pour préparer les équipes comptables, financières et commerciales à leurs nouveaux rôles. Cette démarche inclut la formation aux nouveaux outils, la compréhension des statuts de cycle de vie, la gestion des rejets ou refus et l’adaptation des pratiques internes. L’objectif est de garantir une appropriation fluide et durable de la nouvelle chaîne de facturation.

Enfin, un ensemble complet de tests est nécessaire pour valider la fiabilité de la solution : tests d’émission et de réception, tests de transmission des statuts, gestion des cas de rejets ou de refus. Ces vérifications permettent de s’assurer que les processus fonctionnent correctement avant la mise en production et que l’entreprise est pleinement prête pour un déploiement sécurisé et conforme de la facturation électronique.

Chek-list de mise en conformité Facturation électronique : un outil opérationnel, clair et concret

Vous souhaitez vous préparer efficacement ? Découvrez notre check-list : l’outil essentiel pour vous guider dans chaque étape de votre transition.

Cheklist Mise en conformité - Facture-Electronique

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Les sanctions en cas de non-conformité

A quelles sanctions s’expose-t-on en cas de non-conformité ?

La réforme prévoit plusieurs sanctions en cas de non-respect des obligations liées à la facturation électronique et à la transmission des données :

50€ d’amende par facture non transmise sous forme électronique par l’assujetti
500€ d’amende par absence de transmission des données de transaction et de paiement par l’assujetti
500€ d’amende pour l’absence de mise en place d’une Plateforme Agréée à l’arrivée des obligations après mise en demeure, puis 1 000€ tous les trois mois en cas de persistance avec mise en demeure

Le plafond des amendes peut atteindre 100 000€ en cas de défaut de transmission des données de transaction et de paiement par les plateformes.

D’où l’importance de suivre un processus de mise en conformité structuré et anticipé afin d’éviter ces sanctions..

Comment le duo e-Cervo – Yooz peut-il vous accompagner dans votre mise en conformité ?

Yooz, immatriculée Plateforme Agréée, est la solution SaaS pionnière et n°1 française de la demat’ des factures d’achat et de vente. Reconnue pour son approche innovante et sa capacité d’automatisation poussée, Yooz va bien au-delà d’une simple PA : elle apporte un véritable gain d’efficacité, de fiabilité et de valeur ajoutée.

e-Cervo, intégrateur Elite Yooz, vous accompagne à chaque étape de votre projet de mise en conformité. Vous bénéficiez d’une équipe d’experts et d’une offre complète de services : conseil, personnalisation, intégration à votre SI, formation et support technique et fonctionnel, pour garantir une transition fluide vers la facturation électronique.

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RFE : Processus de mise en conformité

Les 5 étapes clés pour réussir sa mise en conformité à la Facturation électronique :

Etape 1 : Etudier les obligations règlementaires

Etape 2 : Cartographier l’existant et définir l’ambition cible du projet

Etape 3 : Fiabiliser les données de l’entreprise et préparer le système d’information

Etape 4 : Choisir le partenaire et la Plateforme Agréée

Etape 5 : Déployer et conduire le changement

Les sanctions en cas de non-conformité

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