Réforme facture électronique : les statuts

Comprendre et exploiter les statuts de la facture électronique

Alors que les entreprises françaises se préparent à la transmission dématérialisée des factures, une question centrale émerge : comment s’assurer que les factures arriveront à destination ?

Dès septembre 2027, selon le calendrier de la réforme, toutes les entreprises françaises devront obligatoirement émettre et recevoir leurs factures par voie électronique. Pour beaucoup d’équipes financières habituées aux envois postaux ou par email, ce changement peut générer des inquiétudes quant à la bonne réception de leurs factures.

Bonne nouvelle : la mise en place de statuts tout au long du cycle de vie de la facture répond précisément à cette préoccupation.

Véritables accusés de réception, les statuts de facture électronique tracent en temps réel le parcours de chaque facture, identifient les blocages et garantissent la bonne réception. Résultat ? Vous savez exactement où en est chacune de vos factures, à tout moment.

Mais concrètement, comment fonctionnent ces statuts ? Lesquels devez-vous absolument connaître ? Et surtout, comment les exploiter pour optimiser votre processus de facturation ?

Zoom sur la réforme

Calendrier, obligations réglementaires…. Objectif : être prêt à l’échéance

Facture électronique : tout savoir pour se préparer sereinement à la réforme

La réforme de la facture électronique est un changement structurel pour les entreprises françaises, porté par des objectifs de simplification et de transparence fiscale.
Anticipez les échéances pour être conforme… et garder une longueur d’avance.

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Sommaire

1) Le cycle de vie de la facture électronique à travers ses statuts

2) Présentation des statuts obligatoires et recommandés de la facture électronique

3) Optimisation des statuts de la facture électronique

1) Le cycle de vie de la facture électronique à travers ses statuts

Le cycle de vie d’une facture électronique regroupe l’ensemble des étapes qu’elle parcourt, depuis sa création par l’émetteur jusqu’à son archivage par le destinataire, en passant par son traitement et son paiement.

À la différence d’une facture papier ou PDF envoyée par email, la facture électronique évolue dans un écosystème numérique, dans lequel chaque action effectuée génère un statut précis. Autrement dit, chaque fois que votre facture franchi une étape, son statut est mis à jour.

Ainsi, les statuts vous offrent une visibilité complète sur l’avancement de votre facture, étape par étape.

Réforme facturation électronique StatutsStatuts de la FE

2) Présentation des statuts obligatoires et recommandés de la facture électronique

La réforme de la facturation électronique imposera aux entreprises de communiquer les statuts de leurs factures, à la fois à leurs partenaires commerciaux et à l’administration fiscale.

La règlementation distingue trois catégories de statuts : obligatoires, recommandés et libres.

Les statuts obligatoires

Quatre statuts constituent le minimum légal que toute entreprise doit transmettre :

Déposée : le fournisseur a déposé sa facture sur sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Rejetée : la facture a été rejetée par la plateforme de dématérialisation réceptrice pour des raisons techniques (exemples : données manquantes, format, …)
Refusée : la facture a été refusée par le destinataire pour des raisons métiers (exemples : doublon, mauvais destinataire, …)
Encaissée : le fournisseur a reçu le paiement de sa facture

Les statuts recommandés

Cinq statuts supplémentaires permettent d’affiner le suivi :

Mise à disposition : la facture est accessible par le destinataire sur sa PDP
Prise en charge : le destinataire a confirmé la réception de la facture et sa prise en charge
Approuvée : le destinataire a validé intégralement la facture pour son paiement
Approuvée partiellement : le destinataire n’a validé qu’une partie de la facture
Paiement transmis : le flux de paiement a été envoyé au fournisseur

Les statuts libres

En complément des statuts obligatoires et recommandés, les statuts libres permettent aux entreprises d’enrichir le suivi des factures en fonction de leurs besoins opérationnels spécifiques.

Émis par la plateforme : la facture a été prise en charge par la PDP du fournisseur et transmise à destination de l’acheteur
Reçue par la plateforme : la facture a été réceptionné par la PDP réceptrice de l’acheteur, mais n’a pas encore été mise à sa disposition
En litige : la facture fait l’objet d’une contestation de la part de l’acheteur, qui en précise le motif ainsi que l’action corrective attendue.
Suspendue : le traitement de la facture est temporairement interrompu en raison de l’absence d’éléments complémentaires (par exemple, un bon de livraison), sans modification des données de la facture
Complétée : transmission, par le vendeur via sa PDP émettrice, des éléments complémentaires nécessaires à la levée du statut “Suspendue”

Il convient de noter que les statuts recommandés et libres sont encadrés par une normalisation AFNOR, leur attribuant des codes et désignations spécifiques définis dans le cadre de la réforme.

Le tableau ci-dessous synthétise les différentes étapes du cycle de vie d’une facture électronique, depuis sa transmission jusqu’à son encaissement, permettant une meilleure visualisation de son cheminement.

Etape	Description	Statut	Type	Acteur du statut
Transmission de la facture	La PDP émettrice effectue les contrôles règlementaires (conformité, doublons, existence d’une adresse de facturation électronique active …), transmet les données requises à l’administration fiscale via le PPF, envoie la facture à la PDP réceptrice de l’acheteur, puis informe le PPF du statut “Déposée”.	Rejetée (à l’émission) / Déposée	Obligatoire	PDP émettrice
Rejet technique en réception	La PDP réceptrice de l’acheteur détecte une erreur (doublon, mauvais destinataire …), crée un statut “Rejetée” avec son motif et le transmet au PPF, ainsi qu’à la PDP émettrice du vendeur.	Rejetée	Obligatoire	PDP réceptrice
Réception de la facture	La PDP réceptrice de l’acheteur reçoit la facture, réalise les contrôles règlementaires, génère le statut de transmission, puis met la facture à disposition de l’acheteur pour traitement.	Mise à disposition	Recommandé	PDP réceptrice
Traitement de la facture – Etape initiale	L’acheteur prend en charge la facture et en informe le vendeur via sa PDP réceptrice à l’aide du statut “Prise en charge”.	Prise en charge	Recommandé	Acheteur
Traitement de la facture – Validation complète	La facture est entièrement validée par l’acheteur, qui transmet le statut “Approuvée” à sa PDP réceptrice, laquelle informe le vendeur via la PDP émettrice.	Approuvée	Recommandé	Acheteur / PDP réceptrice
Traitement de la facture – Validation partielle	L’acheteur valide partiellement la facture et transmet le statut “Partiellement approuvée” à sa PDP réceptrice, qui le relaie à la PDP émettrice du vendeur.	Approuvée partiellement	Recommandé	Acheteur / PDP réceptrice
Traitement de la facture – Refus métier	L’acheteur refuse la facture pour des raisons métiers (exemples : doublon, mauvais destinataire, …) et transmet le statut “Refusée” à sa PDP réceptrice, qui le relaie à la PDP émettrice du vendeur.	Refusée	Obligatoire	Acheteur
Paiement de la facture	L’acheteur procède au paiement et peut notifier le vendeur via la PDP réceptrice en émettant le statut “Paiement transmis”	Paiement transmis	Recommandé	Acheteur / PDP réceptrice
Encaissement de la facture	Une fois la facture encaissée (notamment si la TVA est exigible à l’encaissement), le vendeur émet le statut “Encaissée” via sa PDP émettrice et le transmet à la PPF. La PDP émettrice transmet également le statut à la PDP réceptrice pour information à l’acheteur.	Encaissée	Obligatoire	Vendeur / PDP émettrice

3) Optimisation des statuts de la facture électronique

Si la règlementation fixe un cadre minimal pour les statuts afin de garantir la traçabilité des factures électroniques, s’en tenir à ces seules obligations reviendrait à sous-exploiter un outil à fort potentiel.

En effet, les entreprises ont tout intérêt à rechercher l’exhaustivité des statuts pour optimiser leur processus de facturation et transformer cette contrainte règlementaire en opportunité stratégique.

Bien exploités, les statuts deviennent de puissants outils de pilotage pour les équipes Finance. Ils offrent une visibilité en temps réel de l’ensemble du cycle de facturation et permettent d’anticiper les éventuels blocages avant qu’ils ne soient problématiques.

Quels bénéfices concrets puis-je tirer de cette optimisation des statuts ?

✔️ Réduction des délais de traitement, en identifiant immédiatement les points de blocage, vous accélérez les validations … et donc les paiements

✔️ Amélioration de la résolution des litiges, grâce à une communication claire avec vos fournisseurs et clients

✔️ Meilleur pilotage de la trésorerie, en sachant précisément quelles factures vont être payées et à quel moment

✔️ Renfort de la relation fournisseurs, grâce au partage d’informations claires et précises sur l’état d’une facture

En résumé : optimiser l’usage des statuts, c’est structurer vos processus, fluidifier vos échanges et renforcer votre conformité. Cette réforme qui semblait être une contrainte au départ devient alors un atout de pilotage et de performance, au service de votre efficacité opérationnelle.

Pour aller plus loin

Dans une démarche d’automatisation avancée des processus comptables, Yooz, la solution française n°1 de la dématérialisation des factures, se distingue par sa capacité à intégrer et à exploiter l’ensemble des statuts de facturation.

Bien plus que de simples indicateurs d’avancement, les statuts dans Yooz deviennent de véritables outils de pilotage opérationnel. Intégrés à des workflows intelligents, ils structurent chaque étape du traitement, facilitent la prise de décision et fluidifient les échanges internes entre les équipes comptables, achats et commerce.

Par ailleurs, Yooz propose un package complet de fonctionnalités qui renforce l’efficacité des processus. Chaque mise à jour de statut peut s’accompagner de commentaires et de pièces justificatives pour garantir une compréhension claire et immédiate.

Cette approche se traduit par plusieurs avantages concrets :

Un gain de productivité, en réduisant les temps de traitement
Une meilleure sécurisation des processus, grâce à une traçabilité complète et à la centralisation des informations.
Une collaboration optimisée, avec des échanges plus clairs, mieux documentés et orientés vers des solutions concrètes.
Une réduction des risques d’erreurs ou de blocages, grâce à une anticipation facilitée et une transparence à chaque étape.

Avec Yooz, les statuts deviennent des leviers d’efficacité, au service d’une comptabilité moderne et proactive !

Découvrez Yooz et passez à la facturation électronique

Réforme facture électronique : les statuts

Comprendre et exploiter les statuts de la facture électronique

1) Le cycle de vie de la facture électronique à travers ses statuts

2) Présentation des statuts obligatoires et recommandés de la facture électronique

Les statuts obligatoires

Les statuts recommandés

Les statuts libres

3) Optimisation des statuts de la facture électronique

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